Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan
serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Bila nantinya akan dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, Arsip-arsip tersebut
bila sudah tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi.
Peralatan Kearsipan
Peralatan-peralatan kearsipan sangat
berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara
rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat secara cepat
menemukan kembali. Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum
digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu :
1. Map
- Map Biasa (Stop Map), gunanya
untuk menyimpan sementara warkat-warkat. Adapun keuntungannya adalah
praktis dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah
kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan
juga warkat-warkat tersebut mudah lepas.
- Stop Map Tali (Portable),
memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari
karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya
murah dan dapat dibuat sendiri.
- Map Jepit (Snelhechter),
adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi)
terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari kaitan.
- Map Tebal atau Besar dengan
Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus
dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya
lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita
memerlukannya.
2. Folder (Sampul Arsip)
Adalah merupakan lipatan kertas
tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya
adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.
Ciri-ciri folder adalah :
- Folder merupakan tempat atau
wadah arsip.
- Bentuknya seperti map tanpa
daun penutup pada sisinya.
- Di atasnya terdapat tab yang gunanya
untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
- Fungsi dari tab folder adalah
untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan
isi folder yang bersangkutan.
3. Guide atau Sekat
Adalah lembaran kertas tebal atau
manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan
arsip.
Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah
:
- Sekat atau Guide merupakan
petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan
pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
- Dibuat dari karton tebal
(supaya dapat tegak).
- Memiliki bagian yang menonjol
yang dinamakan tab.
- Tab gunanya untuk menempatkan
atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah.
4. Filling Cabinet (File
Cabinet)
Adalah perabot kantor berbentuk empat
persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan
warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal.
5. Lemari Arsip
Adalah lemari yang terbuat dari kayu
atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol
film, ordner, dan lain-lain.
6. Meja
Fungsinya yaitu untuk tempat menulis
dan menyimpan warkat-warkat secara sementara.
7. Kursi
Ada 4 (empat) jenis kursi yang perlu
digunakan, yaitu :
- Kursi yang digunakan
Administrator.
- Kursi yang digunakan Tata
Usaha.
- Kursi yang digunakan para
Exekutif
- Kursi yang digunakan pada waktu
rapat.
8. Berkas Kotak (Box
File)
Adalah kotak yang dipergunakan
untuk menyimpan berbagai warkat.
9. Rak Arsip
Sejenis lemari tetapi tidak berpintu
yang merupakan rakitan dari berbagai keeping papan kemudian diberi tiang
untuk menyimpan warkat-warkat. Biasanya warkat yang disimpan di sini
adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun.
10. Mesin-mesin Kantor
Misalnya, computer dimana arsip
dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu
apabila diperlukan nantinya.
11. Alat-alat Tulis dan Lainnya
Misalnya, pensil, pena, penggaris, spidol, hekter, dan lain
sebagainya.