Catatan Ku: KEARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Bila nantinya akan dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, Arsip-arsip tersebut bila sudah tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Peralatan Kearsipan

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat secara cepat menemukan kembali. Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu :

1. Map

Map Biasa (Stop Map), gunanya untuk menyimpan sementara warkat-warkat. Adapun keuntungannya adalah praktis dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga warkat-warkat tersebut mudah lepas.
Stop Map Tali (Portable), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri.
Map Jepit (Snelhechter), adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari kaitan.
Map Tebal atau Besar dengan Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya.

2. Folder (Sampul Arsip)

Adalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.

Ciri-ciri folder adalah :

Folder merupakan tempat atau wadah arsip.
Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.
Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.
Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

3. Guide atau Sekat

Adalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah :

Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak).
Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah.

4. Filling Cabinet (File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal.

5. Lemari Arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film, ordner, dan lain-lain.

6. Meja

Fungsinya yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat secara sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang perlu digunakan, yaitu :

Kursi yang digunakan Administrator.
Kursi yang digunakan Tata Usaha.
Kursi yang digunakan para Exekutif
Kursi yang digunakan pada waktu rapat.

8. Berkas Kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat.

9. Rak Arsip

Sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun.

10. Mesin-mesin Kantor